By: James Vance
Die digitale Archivierung hat jahrelang an der Lösung des Speicherproblems gearbeitet. Doch das Schwierigere war es, die gespeicherten Daten zu finden, zu organisieren und zu verstehen. Archive wachsen stetig, die Anzahl der Mitarbeiter hingegen kaum. Dies wird zu einem der größten betrieblichen Risiken für Archivare und Compliance-Teams. Preservicas neue AI Editions richten sich direkt auf diese Herausforderung. Die Firma stellt die KI nicht als futuristisches Experiment dar, sondern als praktisches arbeitssparendes Werkzeug.
Preservica sagt, die neuen AI Editions wurden gemeinsam mit der Benutzercommunity entwickelt. Sie sollen es Archivalien- und Aktenmanagement-Teams ermöglichen, die Arbeit bis zu viermal schneller zu erledigen. Die Plattform bietet KI-gestützte Transkription für Audio- und Videoinhalte, optische Zeichenerkennung für gescannte Materialien, automatische Identifizierung personenbezogener Informationen, Metadaten-Standardisierung und Inhaltsverbesserung. Die Firma behauptet, diese Funktionen können viel manuelles, repetitives Arbeiten eliminieren und Organisationen bei der Einhaltung von Zugänglichkeits-, Datenschutz- und Informationsfreiheitsanforderungen helfen. Ein Beispiel ist Iceland Foods, wo der Unternehmensarchivist James Shaw berichtete, dass die KI-gestützte OCR die Archivsuche von Tagen auf Minuten verkürzte.
Was noch wichtiger ist, wie die KI eingesetzt wird. Viele Organisationen, die mit KI experimentieren, verlassen sich auf fragmentierte Arbeitsabläufe. Preservica geht einen anderen Weg. Die KI-Funktionen sind direkt in die bestehenden Archivierungsabläufe integriert und können von Administratoren gesteuert werden. Dies spiegeln eine breitere Veränderung im Unternehmenssoftwarebereich wider. Firmen interessieren sich zunehmend weniger für eigenständige KI-Anwendungen und mehr für KI, die in bestehende Prozesse integriert wird.
Mit der Verbreitung von generativer KI in Behörden, Unternehmen und regulierten Branchen wird die Qualität historischer Informationen wichtiger. KI-Systeme sind nur so zuverlässig wie der Inhalt, auf den sie zugreifen können. Preservicas Portfolio, einschließlich der mit Microsoft integrierten Preserve365-Plattform, konzentriert sich auf die langfristige Aufbewahrung digitaler Aufzeichnungen. In diesem Zusammenhang wird KI nicht nur zur Automatisierung des Archivmanagements eingesetzt, sondern auch zur Schaffung von saubereren, durchsuchbaren und zuverlässigeren Informationsgrundlagen für zukünftige KI-Systeme. Organisationen, die über die Modernisierung ihrer Archive nachdenken, sollten dies ernsthaft in Betracht ziehen. In der KI-Ära werden vernachlässigte Archive schnell zu versteckten Schulden.
Author bio: James Vance, ein erfahrener Technologiejournalist, spezialisiert auf Unternehmenssoftware, KI und digitale Transformation.